Politique de confidentialité

 

ÉNONCÉ RELATIF À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
DE L’ORDRE DES HYGIÉNISTES DENTAIRES DU QUÉBEC

L’Ordre des hygiénistes dentaires du Québec (ci-après : l’« OHDQ ») entend mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires de manière à ce que son site Web puisse respecter la législation applicable au Québec et au Canada en matière de protection des renseignements personnels. Pour cette raison, l’OHDQ désire mettre à la disposition de toute personne faisant l’utilisation du site Web dont ses membres en règle (ci-après : l’ ou les « Usager(s) ») le présent énoncé visant à informer de la nature des renseignements personnels qui peuvent être recueillis, utilisés et communiqués à des tiers, le cas échéant. Le présent énoncé se veut transparent le plus possible et prévoit un mécanisme permettant à l’Usager d’avoir accès aux renseignements personnels le concernant et à rectifier, le cas échéant, de tels renseignements.

En règle générale, la navigation sur le site Web de l’OHDQ ne comprend pas la cueillette de renseignements personnels à l’égard d’individus identifiables sous réserve de ce qui suit. En tout temps pertinent, l’Usager peut demander la permission de consulter les renseignements recueillis à son égard par l’OHDQ en communiquant avec la personne responsable auprès de l’OHDQ par courriel à l’adresse suivante : info@ohdq.com. Il est également possible à l’Usager d’obtenir de plus amples informations quant au présent énoncé en communiquant par voie téléphonique aux coordonnées suivantes, à savoir : (514) 284-7639 ou sans frais au 1-800-361-2996.

1. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Le terme renseignement personnel désigne généralement tous les renseignements relatifs à un individu identifiable. Les renseignements que l’OHDQ peut recueillir, utiliser et communiquer via son site Web peuvent inclure le nom, l’âge, le sexe, l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse électronique ou le numéro d’assurance sociale de l’Usager. De plus, dans la section du site Web réservée aux membres de l’OHDQ et aux étudiants en hygiène dentaire (« Section réservée »), il se peut que les renseignements que l’OHDQ recueille, utilise et/ou communique incluent, en plus de ceux mentionnés ci-dessus, des informations relatives au crédit, aux participations passées au sein d’une entreprise, aux expériences de travail passées et actuelles, aux antécédents en matière disciplinaire ainsi qu’aux renseignements personnels relatifs à l’exercice de la profession d’hygiéniste dentaire requis par la loi dont notamment le numéro de permis de l’Usager membre de l’OHDQ.

2. Quand et de quelle façon est obtenu le consentement de l’Usager?

En général, l’OHDQ demande de façon explicite le consentement de l’Usager avant de recueillir des renseignements personnels. Il est possible pour l’Usager de retirer ce consentement sous réserve des restrictions imposées par la loi en donnant par écrit un préavis raisonnable à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’OHDQ en communiquant aux coordonnées mentionnées en préambule du présent énoncé.

3. De quelles façons sont recueillis les renseignements personnels relatifs à un Usager?

De façon générale, le site Web de l’OHDQ ne sert pas d’outil de collecte de renseignements personnels mais vise plutôt à fournir un contenu informationnel à l’Usager. Toutefois, lorsque l’OHDQ recueille des renseignements personnels, cela est effectué par des moyens honnêtes et licites. À cet égard, l’OHDQ ne sollicite pas de renseignements personnels auprès de personnes d’âge mineur et refuse de contracter avec de telles personnes. Cela dit, dans le cadre de l’exploitation de son site Web, l’OHDQ peut recueillir des renseignements personnels auprès de l’Usager dans la mesure où ceux-ci y consentent préalablement ou si plutôt la loi permet de recueillir de tels renseignements sans l’obtention d’un consentement préalable dans une forme particulière.

Des renseignements personnels peuvent être recueillis de l’Usager par l’OHDQ lorsque celui-ci transmet un courriel, répond à un sondage, communique avec l’un ou l’autre des administrateurs, employés ou mandataires de l’OHDQ ou transmet des informations via la Section réservée aux membres et aux étudiants.

4. À quelle fin sont utilisés les renseignements personnels recueillis?

De temps à autre, il est possible que l’OHDQ demande à l’Usager ou que celui-ci fournisse de son propre gré des renseignements personnels à l’OHDQ via le site Web. Les renseignements personnels peuvent être recueillis dans les contextes suivants, à savoir :

Pour répondre à des questions d’ordre général;

Pour fournir les services demandés à l’OHDQ dont notamment le renouvellement de l’inscription au tableau de l’OHDQ;

Dans le cadre de la transmission d’une offre de service ou d’une offre d’emploi.

Dans l’éventualité où des renseignements personnels étaient recueillis par l’OHDQ dans le cadre du service de placement offert sur le présent site Web, il est entendu que l’OHDQ pourra utiliser et communiquer à des tiers les renseignements personnels obtenus uniquement pour les fins de son service de placement ou à celles indiquées à l’article 5 du présent énoncé.

5. À qui sont fournis ou communiqués les renseignements personnels recueillis via le site Web?

De façon générale, l’OHDQ utilise les renseignements personnels recueillis à l’égard de l’Usager pour des fins internes et de gouvernance de l’OHDQ uniquement et de manière à remplir sa mission auprès du public en vertu de la loi et des règlements. Toutefois, il est possible que l’OHDQ puisse communiquer les renseignements personnels recueillis de l’Usager aux personnes suivantes, à savoir :

a) À des tiers afin de répondre à une offre de service ou à une demande d’emploi soumise par un Usager dans le cadre des services de placement rendus dans la Section réservée du site Web, les renseignements personnels pourront être communiqués;

b) À une institution financière ou de crédit dans le cadre d’une transaction impliquant le paiement de sommes d’argent en ligne, notamment pour les frais reliés au renouvellement de l’inscription au tableau de l’OHDQ;

c) Aux fournisseurs de services avec qui l’OHDQ a conclu une entente contractuelle qui offre des niveaux comparables de protection des renseignements personnels et qui utilisent ces renseignements personnels dans le cadre et aux fins de services que l’OHDQ rend aux Usagers ou pour répondre à ses exigences administratives et de gestion telles que l’impression et la télécopie, l’archivage ou la gestion des documents;

d) À des tiers lorsque requis par la loi.

6. Quelles sont les mesures prisent par l’OHDQ afin d’assurer la protection des renseignements personnels des Usagers?

L’OHDQ prend les mesures appropriées afin de protéger, selon les moyens disponibles, les renseignements personnels de l’Usager contre l’accès, l’utilisation ou la reproduction non-autorisée. Ces mesures de protection peuvent comprendre des protections technologiques tels des mots de passe et noms d’utilisateur ainsi que des mesures de protection physique visant à restreindre l’accès aux bureaux et aux dossiers de l’OHDQ pouvant contenir des renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués via son site Web.

7. De quelle façon l’OHDQ assure-t-elle que la protection des renseignements personnels demeurent exacts?

L’OHDQ prend tous les moyens raisonnables pour que les renseignements personnels qu’il recueille demeurent exacts, complets et à jour et compte sur la collaboration de l’Usager afin que ceux-ci en avisent l’OHDQ lorsque survient des changements ou effectuent eux-mêmes des modifications à la rubrique « Coordonnées » de la Section réservée.

8. Comment communiquer avec l’OHDQ pour avoir accès aux renseignements personnels et porter plainte s’il y a lieu?

Tout Usager qui a communiqué des renseignements personnels à l’OHDQ via le site Web de cette dernière est en droit de consulter, rectifier ou mettre à jour les renseignements personnels qui le concerne en présentant une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels mentionné au préambule du présent énoncé. Dans l’éventualité où une demande était transmise à l’OHDQ, celle-ci verra à y donner suite avec diligence. En outre, l’OHDQ verra alors à indiquer à l’Usager quels renseignements personnels ont été recueillis le concernant et verra à donner accès à ces renseignements en lui en transmettant une copie, le cas échéant. Dans l’éventualité où l’OHDQ ne pouvait donner accès à certains renseignements personnels recueillis, l’OHDQ verra alors à communiquer à l’Usager les raisons expliquant un tel empêchement ainsi que les recours dont il dispose dans un tel cas.

9. Quels sont les frais liés à une demande d’accès aux renseignements personnels?

L’accès aux renseignements personnels qui figurent au dossier de l’Usager est gratuit. Toutefois, des frais raisonnables pourront être facturés afin de compenser les coûts de transcription, de reproduction ou de transmission de ces renseignements personnels. Dans un tel cas, l’Usager sera avisé du montant qui pourra lui être facturé au préalable.

10. Conservation et destruction des renseignements personnels.

Il est possible que l’OHDQ conserve un dossier relatif à un Usager contenant des renseignements personnels recueillis via le site Web. L’OHDQ utilise, communique ou conserve ces renseignements personnels tant que cela peut être nécessaire afin de fournir les services requis par l’Usager ou pour remplir sa mission et ses obligations en vertu de la loi et des règlements. L’OHDQ verra à établir des périodes limites de conservation et des procédures relatives à la conservation et à la destruction des renseignements personnels, le tout dans un souci de conserver la confidentialité de ceux-ci.

11. Comment communiquer avec l’OHDQ ou porter plainte s’il y a lieu?

Les dossiers pouvant contenir les renseignements personnels relatifs à un Usager sont habituellement conservés au siège social de l’OHDQ. Pour toute plainte ou autre question concernant les renseignements personnels de l’Usager ou l’application et l’interprétation du présent énoncé, il vous est possible de communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de l’OHDQ à l’adresse courriel ou au numéro de téléphone mentionnés en préambule du présent énoncé.

 

 

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